笔趣三小说

第四课提高工作效能让授权更简单（第3页）

7。认真做好会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

8。会后追踪。会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检査要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期检査落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结，赤的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。

总之，会议是一个易于提高效率、形成决策的场合，也是最容易浪费资源而不易察觉的场合。开好会议是每一个管理者都应该面对的重要课题。

立即行动，绝不拖延

拖延在人们日常生活中司空见惯，如果你将一天时间记录下来，就会惊讶地发现，拖延正在不知不觉地消耗着我们的生命。

很多时候，拖延是因为人的惰性在作怪，懒惰之人的一个重要特征就是拖延。把今天该完成的事情拖到明天，把明天该做的事情拖到后天，是一种很不好的工作习惯。一旦开始遇事推脱，就很容易再次拖延，直到变成一种根深蒂固的习惯性的拖延。优秀的管理者能在瞬间果断地战胜惰性，积极主动地面对挑战。

拖延一旦形成习惯，就会消磨人的意志，对自己越来越失去信心，怀疑自己的毅力，怀疑自己的目标，甚至会使自己的性格变得犹豫不决。

拖延时间，看似人的一种本性，实质上是在工作和生活中养成的一种极其有害于工作和生活的恶习。因此，管理者要想更快、更好地进行工作，首先要做的事就是去改变自己拖延的习惯。

蔡志勇是某公司的部门主管。这天早上，在上班途中，他信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他准时于9点整走进办公室。但他并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划在9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，时间又过了10分钟。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过报纸毕竟是精神食粮，也是重要的沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上也一样要看。这样一开脱，心也就放宽了。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怒气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，刚费心思处理了投诉电话，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，若头脑不清醒，则难以完成，于是他毫不犹豫矗应邀加入，便在那前言不搭后语地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始”正式工作了"——拟定预算。可是，一看表，已经10：45了！距离11点的部门例会只剰下15分钟。他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天算了。

这个故事告诉我们：在通往成功的路上，有一个最关键的因素需要牢牢谨记，那就是：一分钟也不要拖延。不拖延，就是节约工作的时间；不拖延，就是不为自己的懒惰找任何借口；不拖延，意味着简捷、高效的工作作风。不拖延，就是在生活中对自己负责，在工作中对公司负责。

我们要想在工作中有所成就，就必须要把拖延这一恶习从你的个性中连根拔除。那种把你应该在一周，甚至一月和一年前早该完成的工作拖延到明天再做的习惯，正在一点一点地吞噬你的生命。如果你不把这一习惯铲除，你要取得任何成就是十分困难的。

下面介绍几种克服拖延的技巧，希望能够对大家有所帮助。

1。分类找原因

是什么原因使我们无法做某项工作？优柔寡断？害羞？无聊？无知？散漫？恐惧？疲倦？无法忍受不愉快？缺乏必备的工具？一字一句具体指出拖延某事的原因，区分类别。如果正确地认清问题，则解决方法就会变得相当明确。如信息不足，则可以开始寻找必需的资料。

2。把任务委托给其他人

管理者应该变分身术：管好该管的事，放下不该自己管的事。把任务委托给下属或其他人，这样做可以把管理者从琐碎的事务中解脱出来，专门处理重大问题。

3。五分钟计划

有些工作难以分割成小块，如想清理积压如山的公文，大约需要一小时，实在很难将它简单分割成“即时工作”。这时，可以试试5分钟计划，和自己做个约定，允许以5分钟做这工作，时间一到，便可自由去做想做的事，或是继续5分钟。不管工作多么令人厌烦，也要坚持做5分钟。5分钟后，若不想接着继续干，就不必再干，在将工作撇开之前，记下另一个5分钟的时间。

4，用好习惯取代拖沓的坏习惯

许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人，要完成一项任务的一切理由都不足以使他们放弃这个消极的工作模式。如果你有这个毛病，你就要重新训练自己，用好习惯取代拖沓的坏习惯。每当你发现自己又有拖沓的倾向时，静下心来想一想你的行动方向，然后再给自己提一个问题：“我最快能在什么时候完成这个任务?”定出一个最后期限，然后努力遵守。渐渐地，你的工作模式会发生变化。

科学安排事物的处理顺序

随着社会、经济的发展，时间和精力成为人们的稀缺资源，管理者的时间更加有限，许多终日忙忙碌碌的管理者却鲜有成效，究其原因正是缺乏简单管理的思维和能力，分不清“重要的事”与“紧迫的事”，结果成为了低绩效或失败的管理者。从这个意义上讲，管理之道就是简化之道，简化才意味着对事务真正的掌控。

在一次管理课上，教授先拿出一个装水的罐子，然后又拿出一些鹅卵石往罐子装。当教授把鹅卵石装满罐子后，问他的学生们：“这罐子是不是已经装满了？"“是！"所有的学生异口同声地回答。“真的装满了吗？"教授笑着问。然后，他又拿出一些碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他又问学生：“这次是不是装满了？"学生们有些不敢回答了。最后班上有位学生小声说道：“也许没满。""很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的吗？""没有满。"全班同学这次学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”最后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他的同学们："我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？"

一阵沉默过后，一位自以为聪明的学生、回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的'鹅卵石'放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把其他的东西放进去了。”

这个故事告诉我们：做任何事情都要学会排序，建立好优先权。工作中，如果不能把握关键所在，常常是付出大量的人力、物力和财力，执行结果却收效甚微。相反，如果能够了解事物的关键所在，执行结果就会完全不同。确定工作的轻重缓急，然后，坚持按重要性优先排序的原则做事，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

任何一个管理者的时间都是既定的有限的，在既定的有限的时间里，不可能解决所有的问题，必须学会合理管理和有效利用时间，一定要把主要时间和精力用在关键事情上。

美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯?舒瓦普，向效率专家艾维?利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维?利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50%，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：''请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。

艾维?利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维?利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”

艾维?利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。“

一个月之后，舒瓦普给艾维?利寄去一张2。5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。

5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维?利提出的方法功不可没。

由此可见，“要事第一”是管理者获取成功的重要法则。分清工作的轻重缓急，把时间用在对你来说最重要的事情上，你就能花较少的力气，做完较多的工作。

一个公司无论如何简单，管理如何有序，公司有待完成的工作总是远远多于用现有的资源所能做的事情，因此，管理者应学会通过自我管理和有效管理，区分事情的轻重缓急，把不重要、不紧急的事先搁置一边，做到要事第一。'